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「テレワークが便利になるツールについての情報はたくさんあるけれど、どんな感じで使っているのかの情報があまりない」という声をいただいた。
人数も少ないからあまり参考にならないかもしれないけれど、どこかの誰かの役にたつかも知れないから、当社のケースを少し書いてみようと思う。

当社は現在、私を入れて5人体制。
4人は東京在住で、1人は海外在住。
もともと、台風などでわりとすぐテレワークOKにしちゃう会社ではあったけれど、こんなに長期間の一斉テレワークは初体験。

一番多い質問!勤怠管理について

基本的には出勤時と同じようにタイムカードを押してもらって出勤・退勤時間の管理をしています。
よく聞かれるのが「出勤のタイムカードを押した後で遊んでいる可能性もあるけどそれはどうしたらいいのか?」ということ。

フラップでは、特に何もしてません。
もちろん、可能性として、テレワークで社員がサボっているということは考えられますが、出勤しているからといって、絶対に遊んでいないって言えるでしょうか。パソコンに向かっているからって仕事していると断言できるでしょうか。同じフロアにいるからといって部下の様子をずっと見続けているでしょうか。
こういうと「でもオフィスにいれば他の人の目もあるし(仕事しているはずだ)」という反応があったりするのですが、自分が部下や同僚を見続けることができていないのと同じで、他の人も誰かを見続けていることはできていないはずです(仕事に集中していればなおさら)。

パソコンのカメラを使って作業者の動画や写真を数分おきに撮影して送るシステムなんかもあるようですが、今度はそれを確認するという新しい仕事が発生してしまいます(ちなみにそのシステムは、もともとはサボっていないかの監視のためのツールではないそうですが)。

そうまでして躍起になってサボっていないか監視することは不毛だと思っています。私の仕事が監視になってしまいます。
基本的にはスタッフを信頼しているし、みんなどちらかというと真面目すぎる人たちだからというのもあるけれど、そうではない人がいたとしても、監視することではなく、アウトプット、仕事の進み具合から判断する方が効率的かなと思います。

コミュニケーションについて

コミュニケーションは、Slackメイン+Google Meet(Google hangoutから最近移行したばかり)。
私が、非同期通信が好きなので基本的にSlackだけど、話した方が早い時は遠慮なく「ちょっといい?」と話せるようにしています。
Googleカレンダーに予定を入れるときにURLを作れるからURL発行&共有も楽ですね。
一度作ったらそれを「このプロジェクト用」という風に固定して、Slackの各チャンネルの概要にURLを入れていてささっと繋いでます。

資料も基本的にはGoogleドキュメント/スライド/スプレッドシートを使っていて、話しながら、画面共有しながら同時編集をして進めていきます。
打ち合わせで話した内容を打ち合わせ終了後に資料化して後で確認するのではなく、打ち合わせ中にほぼ資料ができてしまうのはとても便利です。
世の中的にはzoomが流行っていて、取引先のご指定があればzoomで対応することもありますが、セキュリティ問題や接続のしやすさから社内ではGoogle Meetにしています。Googleが絶対大丈夫、と思っているわけではないけれど、信頼性は高いと思っています。

・オンラインMTGのハードルを下げるコツ
オンラインMTGはなんかちょっと(気が進まない)・・・という声を時々聞きます。
よくよく話を聞いてみると、大きくは、
①恥ずかしさ
②聞き取れなかったときにどうしていいかわからない
があるようです。
①の恥ずかしさについては、慣れもあるのですが、自分の顔が大画面に出てくるのが理由の一つのようなので、最初の挨拶が終わったらカメラをオフにするか、顔が写っているウインドウを小さくすると良いです。
②の聞き取れなかったときにどうしていいかわからない、については、会議の最初に「オンラインなので通信状態によって聞き取れないことはよくあることなので、お互いに遠慮なく聴き返すようにしましょう」と一言言ってからスタートすることで、聞き返しやすくなると思います。

プロジェクト進行管理について

プロジェクト進行管理はBacklogでやっています。
ちょっとしたことはBacklogの課題化するまでもなく、Slackでやって「DONE」の絵文字をつけて終わらせていきますが、時間がかかるタスクや複数人で複数工程を経て進めるタスクなどは、Backlogを使ってスケジュールや担当者を管理して、今、誰が何をやっているかを明確にわかるようにしています。

海外とのコミュニケーション

フラップの海外在住スタッフは、時差的に、日本とほぼ昼夜逆のところにいます。
なので、基本的には、真夜中にSlackで連絡が来ていることが多いですが、たまに私が夜更かしして起きていたり、スタッフが早起きしているような時はリアルタイムでやりとりができることも。
オンラインMTGが必要な時は、お互い時間を少し譲り合って(一方が朝早めの時間、他方が夜遅めの時間)対応しています。

テレワークの思わぬ落とし穴

・AirPodsの電池切れ問題
最初、オンラインMTGをAirPodsでやっていたのですが、オンラインMTGが何本か続くと電池が持たないということがわかりました。
ワイヤレスは便利ではありますが、有線のイヤホンマイクやヘッドセットがあったほうがいいです。
当社も、東京都のテレワーク助成金でヘッドセットを購入させていただきました!

・家族とオンラインMTGの時間がかぶる問題
狭い自宅の部屋で二人が別々のオンラインMTGをするのは無理があります。
あらかじめ予定を共有して、時間がかぶる時は別の部屋でするなど準備をしておくのが良さそうですね。

・オンラインMTGへの家族の映り込み問題
こんな状況なので、家族がオンラインMTGのカメラに映り込むことは問題ないと思っています。
しかし、お風呂上がりにパンツ一丁で部屋をウロウロする生き物がおうちにいる方はちょっと注意が必要かもしれませんね。これから暑くなると昼夜問わずシャワーをしたりとか。

テレワークにも便利な私のお気に入りツール

・MONJI
https://monji.tech/ja/
Webページとかデザイン画像とかプレスリリースとかの修正指示にとても便利。
社内のものでも、オフィスにいれば作ってくれた人のところまで行って「この部分をこう変えてください」といえば早いんだけど、それができない今、とても重宝しています。

・Canva
https://www.canva.com/
センスのない素人でもなんかかっこいいデザインが作れるツール。
今日社内MTGをしていて、チームで共有して使えるということが発覚。
SNS投稿のデザインテンプレートなど、社内で共有してやってみようと思っています。

最後に

私はどちらかというと、オフィスにみんなで集まっている方がやっぱり好きですし、効率も良いと感じています。
でも、これからの時代、いつでも問題なくテレワークで仕事が進められる環境を作っておくことにデメリットはないですし、テレワークをせずとも役に立つノウハウもたくさんあるので、これを機により良いやり方を研究していきたいと思っています。


小沼 光代

株式会社フラップのシャチョーをしています。