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はじめに

小さい会社ならではとして、本店の登記を(バーチャルオフィスとか)をオフィスとわけてるパターンがあると思います。
フラップでも本店の住所を変更しないといけない状況が発生したため、実際にやってみたのですが、情報の収集から判断、手続きと色々と大変でした。。。
本記事では、実際の体験での流れも踏まえながら、登記を変える際にやらないといけないこと、費用を調べたので、記事でまとめて公開します。

フラップは本店と業務を行うオフィスを別の場所で行っていますので、その体で書きますが、本店の登記変更に関わる手続きをまとめてるので、
・本店はバーチャルオフィス的で、執務オフィスは別場所で行っている。
・本店を別のバーチャルオフィスに移転する。
でない方でも、役に立つ記事だと思います。

さらに詳しく言うと、

  • 東京都武蔵野市から東京都千代田区へ本店を移転
  • 会社の形態は株式会社

という状況になります。
では、さっそく一つ一つの手続きごとに見ていきます。

現在登記しているところとの契約内容を確認
契約終了の旨を連絡する

はじめに、今契約してる場所との契約の終了(退会)に関する取り決めがどうなってるか確認しましょう。
契約書として締結している場合もあるでしょうし、利用規約のような形となっていることもあります。
だいたい退会1〜3ヶ月前に申し出れば大丈夫なところが多いと思います。
自分の家の引っ越しと雰囲気は変わらないかもですね、契約終了の申し出を早めに(3ヶ月とか)しないといけない場合は、移転先を決める前に連絡をしなければならないでしょう。が、1ヶ月前など直近でよいのなら先に移転先を決めておくにこしたことはありません。

なお、最終的な契約の終了のためには、登記を移転したことを証明するもの(登記記載の住所が移転した後に取得した登記簿謄本)が必要になりますが、それは以降の手続きで入手するので、入手出来次第送付する形になります。

新しく登記を移転する先を探す

移転にあたって、今よりも費用を下げたい、会議室があるところがいい、◯◯アドレスがいいなどなど目的が各自あると思うので、目的に合わせてぐぐって探すしかないかなと思います。
が、ぐぐって見てもらうとわかりますが、数が多すぎて余計に悩んでしまったりします。
そういうときは、知り合いなど周りの会社の人に聞いてみるというのも手です。
もちろん最終的には見学も行ったほうがいいでしょう。
辞めるときも考えて、契約書(利用規約)の確認もしておきます。
小さい字もしっかりチェック!

移転先と契約

いいところが見つかったら契約をすませます。
場所によっては審査があるところもあったりしますので、日程には余裕をもたせておきます。

提出物(運営会社によって異なると思いますので、一例として)

  • 登記簿謄本(履歴事項全部証明書)または、そのコピー
  • 会社の資料(事業内容が記載されているもの)
  • 会社代表者の身分証

移転元に契約終了(退会)の連絡

移転先と契約してから連絡をと考えていた場合は、このタイミングでようやく連絡できます。しましょう。
さあ、ここからが本番です!頑張りましょう!

登記移転申請

はじめに登記の内容を変更する申請を行います。
ちなみに、これが終わらないとできないことが多いため、他の書類の準備とか流れとかは一旦考えないで、まずはこれだけ実行することに集中しましょう。
ちなみに、正確には、登記移転の申請をした上で、法務局の人がそれが実際の情報として反映してくれるまで他の手続きに移れません。
申請=登記変更完了とはいかないので、ご注意ください。

届出先 移転前の管轄の法務局  
郵送or窓口 窓口  
必要な書類 本店移転登記申請書(移転前の管轄となる法務局用) 1部
  本店移転登記申請書(移転先で管轄となる法務局用) 1部
  株主総会議事録 1部
  取締役決定書(or取締役会議事録) 1部
  印鑑届出書 1部

※今持ってる印鑑カードは使えなくなるので、ついでに持っていって返却します。新しい印鑑カードは、移転先で管轄となる法務局に行って新たに取得しないといけません。

株式会社本店移転登記申請書

移転前の管轄向けのものと、移転後の管轄向けのものと2種類必要になります。が、提出先は移転前の管轄にまとめて出せます。
内容は、↓の法務局のURLにテンプレートも記入例もあるので、特に問題ないと思います。
この申請書に登録免許税6万円(移転前の法務局に申請する書類用に3万円。移転先の法務局に申請する書類用に3万円)の印紙が必要になるので、法務局で買ってもいいですし、事前に近くの郵便局で買っておいてもいいでしょう。登記移転全体で一番大きな費用はこの6万円になります。

本店移転登記申請書(移転先で管轄となる法務局用)も、移転前の管轄の法務局で出すので、わざわざ、移転前、移転後両方の法務局に行く必要はありません(このタイミングでは)

株主総会議事録

こちらも同様、法務局にてテンプレートと記入例があります。
が、もちろん会社の形式で用意しても大丈夫です。
定款にある本店住所(東京都〇〇市)を変更しますという臨時株主総会議事録という内容になるはずです。

取締役決定書(or取締役会議事録)

株主総会では、東京都◯◯市までといった大まかな記載の変更を決めました。
取締役決定書では、詳細な住所全部の変更(東京都◯◯市◯◯町◯丁目◯番)を決める内容を書きます。
こちらもテンプレートと記入例がありますので、安心です。
取締役会がある場合は、取締役会議事録を、ない場合は取締役決定書を用意します。取締役があるかどうかは自社の定款に記載があるはずです。

株式会社本店移転登記申請書、株主総会議事録、取締役決定書、取締役会議事録(こちらに記入して印刷したものをそのまま提出可能)

記入例

上記pdfへのリンクが設置されている法務局のWEBページ

印鑑届出書

印鑑証明の登録は管轄法務局単位なため、住所変更により管轄法務局が変わると再度申請が必要になります。こちらも新しい法務局に申請して、新しい印鑑カードを受け取る必要があります。
が、移転前の法務局に提出すると、移転後の法務局に郵送してくれるみたいなので、このタイミングで、移転前の法務局に合わせて提出します。
こちらもテンプレートも記入例もありますので、安心です。

印鑑届出書(こちらに記入して印刷したものをそのまま提出可能)

記入例

上記pdfへのリンクが設置されている法務局のWEBページ

法務局の記入例を読んでもわかりずらいところがあったら、こちらも参考にしてください

登記が変更されたことを確認する

登記変更の申請を行ってもそれがすぐに反映されるわけではありません。
だいたい書類を持っていって3営業日くらいかかります。
一応、法務局の方に目安の登記変更される日を教えてもらえますが、あくまでも目安なので、それよりも早く終わったりする(当社も一日早く登記が変更されていました)ので、急いでる場合は、自分から確認していきましょう。
反映されたかどうかを確認する簡単な方法として、国税庁の法人番号をもとに会社の登記住所を調べることができるWEBサイトがありますので、活用しましょう。

どんなやり方でもいいですが、法人番号で検索するのが一番楽だと思います。
ちなみに当社でやるとこんな感じで結果が出るので、このリンクをブックマークしておいて、一日一回見るとかやってました。

印鑑カードと登記簿謄本(履歴事項全部証明書)を取得

登記が変更されていることを確認できたら、移転先の法務局に行き印鑑カードと登記簿謄本を取得します。
印鑑カードの申請書は法務局のWEBサイトにテンプレートと記入例があるので、活用しましょう。
登記簿謄本は、契約終了するバーチャルオフィスへ登記を外したことの証明として、また、社会保険の手続きで利用します。

届出先 移転後の管轄の法務局  
郵送or窓口 窓口  
必要な書類 印鑑カード交付申請書 1部

※上記申請で新しい印鑑カードをもらえます。
その後、同じく法務局内で、登記簿謄本(履歴事項全部証明書)を取得します。
登記簿謄本は、別の法務局や郵送などでも取得可能ですが、流れ的にここで取得するのがスムーズだと思います。

印鑑カード交付申請書(こちらに記入して印刷したものをそのまま提出可能)

記入例

上記pdfへのリンクが設置されている法務局のWEBページ

社会保険、労働保険、雇用保険

はじめに申し上げると、こういうのはやっぱりSmartHRが詳しいです!
参考になります。

【労働保険】労働保険名称、所在地等変更届

届出先 移転後の管轄の労働基準監督署  
郵送or窓口 窓口  
必要な書類 労働保険名称、所在地変更届 1部

印鑑カードと登記簿謄本を取得しに移転先の法務局に行ったついでに寄るとスムーズです。
労働保険名称、所在地変更届の書類自体が複写式なため、事前に作成して印刷してもっていくことができないのですが、見本はWEB上にあるので、どこにどういうふうに入力するかだけ事前に印刷しておくと、労働基準監督署で書く際に落ち着いて書けるのと、滞在時間も節約できると思います。

ここで提出する労働保険名称、所在地変更届の事業主を控えと、新しい労働保険番号が次の雇用保険の手続きで必要となります。

記入箇所の参考

【雇用保険】雇用保険事業主事業所各種変更届

届出先 移転後の管轄のハローワーク  
郵送or窓口 窓口  
必要な書類 雇用保険事業主事業所各種変更届 1部
  労働保険名称、所在地変更届の事業主控え 1部

事前に労働保険の手続きが終わっている証拠(労働保険名称、所在地など変更届けの事業主用控え)と、新しい労働保険番号がないといけないので、まずは労働基準監督署へいった後に、続けて行くといいです。
ハローワークと労働基準局署ってけっこう同じビルに入ってたりもするので、そういうのを考えた手続き設計なのかな?とも。
雇用保険事業主事業所各種変更届は、ハローワークのHPにて、設問に入力すると印刷用のpdfがダウンロードできる機能がありますので、ぜひ活用して印刷していきましょう。
新しい労働保険番号を記入する欄がありますが、これは労働保険の労働保険名称、所在地変更届を提出する際に教えてもらえるので、事前に制作する際は空欄のままにしておいて、当日記載しましょう。

【社会保険】健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届

届出先 移転前の管轄の年金事務所  
郵送or窓口 郵送  
必要な書類 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届 1部
  登記簿謄本(履歴事項全部証明書)のコピー 1部

移転後の法務局で取得した登記簿謄本がここで必要になります。
登記簿謄本は、原本を送ってもいいですが、もったいないのでコピーをとってコピーのほうを送りましょう。
本当は住所の変更あった日から5日以内に提出が必要なのですが、住所変更後の登記簿謄本の用意が間に合わないので、無理です。あきらめましょう。
登記が変更されたのを確認し、新住所になった登記簿謄本を取得してから、速やかに郵送すれば大丈夫です。
健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届の作成も、テンプレートと記入例が用意されているので問題ないでしょう。

その他行政関係の手続き

・【東京都税事務所】異動届出書
提出先:都税事務所(異動前又は異動後のどちらでもOK)
登記事項証明書(履歴事項全部証明書(又は閉鎖事項全部証明書))の写し

・【武蔵野市法人住民税】異動届出書
提出先:武蔵野市財務部 財務部 市民税課 管理係
登記簿謄本(履歴事項全部証明)のコピー
移転先が23区内の場合、23区内は特例で都民税と合わせて東京都が徴収する

その他

本店=オフィスの場合は、各種サービスの登録住所を一つ一つ変更していく必要があると思います。
大変ですが、頑張りましょう!
本店は登記だけで、オフィスは別の場合は、可能であればオフィスの住所で登録しているので大丈夫かと思いますが、念の為確認しておくといいと思います。

  • 利用しているサービスで登録している住所変更
  • 名刺(記載があるなら)
  • 法人クレジットカード(本店住所での登録の場合のみ)
  • 銀行

銀行は間違いなく本店の住所だと思うので、変更手続きが必要です。
ネット銀行は郵送で書類を提出、ネット銀行でない場合は、店頭の窓口に行く形になるはずです。

  • コーポレートサイトなどWEBサイトの住所欄の記載
  • コーポレートサイトなどWEBサイトでのお知らせ掲載
  • 取引先への連絡

忘れがちですが、いわゆる役所関係の必須の手続き以外にも、業務を進めていく上で、告知や共有なども必要になります。
ここまでが終わるとようやく一段落、おつかれさまでした。
本来の業務に戻りましょう!


Corporate Team