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2週間もブログをサボってしまった。
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さて、今日は「良い議事録の書き方」について。
つい最近、議事録について考える機会があったので、これをテーマにしてしまおうと思いました。

議事録を書く・書かないにかかわらず、会議に臨む姿勢として大事なんじゃないかなと思っていることも書いていますので、議事録を書く機会がないという方もぜひ読んでいただけたら嬉しいです。

ところで、会議って何?

議事録は会議の記録、というのは皆さんわかると思います。
ではその会議とはそもそも何なのか。

会議とは「何人かで集まって話すアレ」ではあるんですが、もっとちゃんというと、
①決定すべき事項について
②関係者が集まって
③意見を交換しあい
④決定する
のが会議です(基本的に)。
つまり、決めないといけないことがあるけれど、誰か一人が決定して共有するようなものであれば会議は必要ないわけで、逆にいうと、上記の②、③の通り、集まって意見交換が必要だから会議が開かれるわけです。

議事録を書かない人も、これが会議だと意識しておくことで、会議に参加する姿勢やモチベーションが変わって、有意義な時間にできるのではないかと思います。
呼ばれたからとりあえず出ておけばいい、のではなく、何かを決めるための人として呼ばれている。
そう考えると、積極的に自分の意見を言っていこうと思えるでしょうし、「決める」というゴールに向けてしっかりと進んでいけるのではないでしょうか。

議事録とは?

会議が何かわかったところで、では次に、本題である議事録とはなんでしょうか。
議事録とは、主に、会議の内容や決定事項を記録した備忘録のようなもので、関係者間(会議の不参加者も含めて)に共有するものです。

形式としては、
・開催日時
・開催場所
・出席者
・議事の内容(決定事項と決定に至る経緯)
・To Do
が主な記載事項ですが、一番大事なのは、もちろん、
・議事の内容(決定事項と決定に至る経緯)
です。
ここがしっかり書かれている議事録が、良い議事録だといえます。

逆に、ダメな議事録とは、話した内容が時系列にただ書き起こされているだけ、というパターン。
さほど重要でない雑談までもが重要事項と混ざって書き起こされていたり、迷走した経過をすべて書かれていたりするケースもあります。
過去には、ドラマか何かの台本のように、発言者と発言内容がすべて書き起こされているものも見かけました!
——————-
A部長:あの企画ってどうなってるんだっけ?
B:あの企画ってどの企画ですか?
A部長:前にC君がやろうとしてたあれだよ
——————-
みたいな感じですね。

全部書かれているぶんには、大事なことが漏れているよりは良いかもしれませんが、会議に参加していなかった人や忙しい人が見返すことを想定すると、
・議事の内容(決定事項と決定に至る経緯)
が簡潔に書かれているのが親切だと思います。
例えば、
——————-
・サイトのデザインはB案に決定
・A案は色味が強すぎてターゲット層に合わないためNG
・C案はデザインは良かったが構成がよくない(言いたいことが伝わりにくい)ためNG
——————-
のような感じにすると、B案に決まったこと、A案・C案がNGになった理由が明確にわかる良い議事録になります。

ところで、先ほど、会議とは意見交換が必要な場合に開かれるものであると説明しました。
意見交換が必要、ということは、短時間で満場一致で決まることは少なく、あーでもない、こーでもない、これに決まりでいいんじゃないだろうか、いやでもそれだとこういう問題がありますねー、あーそっかじゃあこっちか・・・というように、話があっちこっち行くということ。
だから、しっかりした議事録がないと、
・結局、何に決まったかわからなくなる
・なぜそれに決まったのかわからなくなる
ということが起きて、ひどい場合はまた会議をすることになります。

というわけで、最初に戻りますが、議事録で一番大事なのは「決定事項と決定に至る経緯」ということになります。

また、決定に至る経緯において、却下されたこともあると思います。
その場合は却下されたこととその理由も書いておかないと「あれ、あっちの案(却下されたもの)の方がよくない?」とまた戻ってしまいます。

ちなみに、次に大事なのは、To Do。
誰が何をいつまでにやるのか、が抜粋してリストアップされていると、会議後のアクションもスピーディになります。

議事録の大事なポイント

見落とされがちだけど大事なこと。
議事録は、鮮度が命!つまり、会議終了後、可及的速やかに共有する必要がある、ということです。

なぜかというと、みんな、会議の内容をどんどん忘れていくのです。
他の人だけじゃなくて、おそらく、あなたも。

バッチリ分かってるぜ!このメモさえあれば大丈夫!と完璧に思えた会議メモも、時間が経つと理解できない意味不明なものになっていき、他の参加者に「これってどうだっけ?」と聞いても「え、、、んーと、どうだっけ?」となり、恥を偲んで他社の出席者に聞くも、みんな忘れている、ということが、いとも簡単に起こります。
議事録作成は会議後なるべく早く取り掛かって、みんなの記憶が鮮明なうちに共有してしまいましょう。
議事録担当と言えども、認識の違いや聞き逃しなどで、いつも100%完璧な議事録を作れるとは限りません。早く出すことで、他の参加者からフィードバックをもらって、議事録を完成させることができます。

議事録のベース!議事メモの取り方のコツ

議事メモは、手書き派、パソコン派、のどちらかが主流で、時々、録音派の方も見かけます(録音時は参加者全員に録音の許可を取りましょう)。
タイピングや手書きのスピードに自信がある人でも、人が話すスピードで正確にメモを取っていくのは簡単なことではありません。

私がやっていたのは、自分なりの記号を使うことです。
例えば「FA:WP、×:スクラッチ BC:コスト高」と書いて「WP(Wordpress)に決定、スクラッチは却下、理由はコストが高いから」という風に。
「FA」はFinal Answer=決定事項、「×」は却下を意味し、「BC」はbecause=理由、という感じで、さらにこれらを辞書登録してすぐに変換で出てくるようにして、素早くメモを取れるようにしていました。他にも自分なりの略語をいくつか用意していました。
最近は進行役をすることが多いので、議事録を取る機会もなくなり、これらの記号もあまり使わなくなってしまいましたが。

あともう一つは「議事録担当です!ちょっと確認したいのですが、それではこれについてはこれに決定ということで良いですか?」という感じで、会議に割って入ること(参加者なのですからだめではないです)。
確認に入ることで間違いも防げますし、メモを取る時間も稼げます(不用意に会議を長くするのはだめですが)。また「これに決定した」と全員で認識できるというメリットもあります。

さらに、議事録をとっていた新人時代、会議で一言も発せないことがあり「発言をしないなら会議に出るな」とものすごい勢いで怒られたことから(トイレで泣きました)、とりあえずなんか声を発しておきたい、というのと、議事録をラクに取るための方法を発見!という点で、一石二鳥でした。
先ほど書いたように、人はすぐ忘れる生き物なので、私が声を発したかどうかは覚えていても、それが発言だったかどうかまでは案外記憶に残っていない…はずです、たぶん。

というわけで、今日は良い議事録についてのお話でした。


小沼 光代

株式会社フラップのシャチョーをしています。